NHK PRETORIA & WONDERBOOM-SUID
(SAAMWERKEND)
AFDELING A – INLIGTINGINSAMELING
1 SOORT INLIGTING
1.1 Watter soort inligting versamel die gemeente oor bestaande lidmate en nuwe intrekkers?
* Identiteitsnommer/paspoortnommer.
* Geboortedatum/ouderdom.
* Telefoonnommers.
* E-posadresse.
* Fisiese adres.
* Geslag.
* Huwelikstatus en familieverwantskappe.
1.2 Watter inligting word in boeke (byvoorbeeld doop- en lidmaatregisters) en papierformaat opgeneem en bewaar?
Fisiese doop- en lidmaatregisters is gehou tot 2014.
* Identiteitsnommer/paspoortnommer.
* Geboortedatum/ouderdom.
* Telefoonnommers.
* E-posadresse.
* Fisiese adres.
* Geslag.
* Huwelikstatus en familieverwantskappe.
1.3 Watter inligting word elektronies (in rekenaarstelsels) opgeneem en bewaar?
Sedert 2022 word EXCEL gebruik.
* Identiteitsnommer/paspoortnommer.
* Geboortedatum/ouderdom.
* Telefoonnommers.
* E-posadresse.
* Fisiese adres.
* Geslag
* Huwelikstatus en familieverwantskappe.
2 DOEL WAARVOOR DIE DATA INGESAMEL WORD
2.1 Hoekom word kontakbesonderhede van gemeentelede ingesamel?
Om gemeentelede te kontak en besoeke te reël.
Om geleenthede soos verjaardae met mekaar te deel en so gemeensaamheid te bevorder.
2.2 Wat is die bedoeling wanneer persoonlike inligting van lidmate ingesamel en bewaar word?
Om gemeentelede te kontak en besoeke te reël.
Om geleenthede soos verjaardae met mekaar te deel en so gemeensaamheid te bevorder.
3 TOESTEMMING VAN LIDMATE
3.1 Het die gemeente toestemming van bestaande lidmate sowel as nuwe intrekkers om hul persoonlike inligting in te samel, en hou die gemeente rekord van hierdie toestemming?
Ja, die gemeente het toestemming van bestaande lidmate sowel as nuwe intrekkers om hulle persoonlike inligting in te samel.
Rekord word gehou van hierdie toestemming. Daar is ‘n vereiste veld in EXCEL hiervoor.
4 BEWARING VAN INLIGTING
4.1 Wie in die gemeente is verantwoordelik vir die bewaring van inligting?
Die KERKBEAMPTE.
4.2 Hoe word die inligting veilig bewaar (byvoorbeeld fisiese dokumente in ’n kluis, en elektroniese inligting met wagwoorde)?
Fisiese dokumente word in ‘n kluis bewaar.
Elektroniese inligting is in EXCELL wat met ‘n wagwoord beskerm word.
4.3 Met watter doel bewaar die gemeente inligting?
Om gemeentelede te kontak en besoeke te reël.
Om geleenthede soos verjaardae met mekaar te deel en so gemeensaamheid te bevorder.
5 DEURSIGTIGHEID
5.1 Weet elke lidmaat en ampsdraer hoekom hul inligting versamel en bewaar word?
Ja.
5.2 Kan persone wat daarop geregtig is, op versoek toegang kry tot die persoonlike inligting wat die gemeente oor hulle bewaar?
Ja, persone wat daarop geregtig is, kan op versoek toegang kry tot die persoonlike inligting wat die gemeente oor hulle bewaar.
5.3 Op watter manier kan persone aansoek doen om toegang tot hul persoonlike inligting te kry?
Die nodige vorms is beskikbaar op die gemeente se webblad.
Die gemeentebestuurder/inligtingsbeampte kan genader word vir die inligting.
6 TOEGANG TOT DATA
6.1 Wie is in beheer van die stelsel waardeur ’n persoon toegang tot sy/haar persoonlike inligting kan kry?
Die KERKBEAMPTE.
6.2 Verstaan hierdie verantwoordelike persoon die stappe wat geneem moet word om die veiligheid van die inligting te verseker wanneer die gemeente iemand toegang tot sy/haar inligting op rekord gegee het?
Ja.
6.3 Hou die inligtingsbeampte rekord wanneer die gemeente iemand toegang gee tot sy/haar inligting op rekord? Hoe word daar rekord gehou?
Ja. ‘n Elektronies spreikaart word hiervoor gebruik.
7 INLIGTINGSBEWARING
7.1 Wat is die prosedure vir die bewaring van inligting?
Inligting oor lidmate word in EXCEL gehou. Dit word op datum gehou deur nuwe intrekkers by te voeg en intrekkers wat die gemeente verlaat, om watter rede, af te haal.
‘n Hardekopie argief word bewaar waar die inligting van oud-lidmate gestoor word.
7.2 Is die gemeente se rekenaartoestelle en toesluitkaste betroubaar genoeg om inligting veilig te bewaar?
Ja.
8 BEVEILIGING VAN INLIGTING
8.1 Word registers en fisiese inligting veilig bewaar deur van ’n kluis of brandvaste toesluitkas gebruik te maak?
‘n Kluis word gebruik.
8.2 Is daar ’n prosedure om elektroniese inligting te beveilig?
Die NHKA se OneDrive fasiliteit word gebruik.
8.3 Word inligting op rekenaartoestelle deur sterk wagwoorde beskerm?
Ja.
8.4 Word die wagwoorde gereeld genoeg (maandeliks) op rekenaars verander?
Ja.
8.5 Watter prosedures word in werking gestel wanneer inligting blootgestel word? Word die Inligtingsreguleerder asook die persoon wie se inligting blootgestel is, in kennis gestel?
Wanneer inligting blootgestel word, word die oorsaak van die blootstelling onmiddellik ondersoek en aangespreek. Die inligtingsreguleerder en die betrokke persoon word onmiddellik in kennis gestel.
9 DATARETENSIE
9.1 Is daar ’n beleid en proses wat verseker dat spesifieke inligting na ’n tydperk verwyder word?
Ja.
9.2 Word die NHKA se riglyne vir die bewaring van argiewe gebruik vir die bewaring van dokumente?
Ja.
10 PERSONEELOPLEIDING
10.1 Is die gemeente se ampsdraers en personeel bewus gemaak van POPIA se vereistes? Deur middel van ’n opleidingskursus of op watter ander maniere?
Ja. Skrywes van die sinodale kantoor is aan al die ampsdraers en personeel wat met inligting gemoeid is, gestuur.
10.2 Is die gemeente se ampsdraers en personeel goed genoeg opgelei om aan die vereistes van POPIA te voldoen?
Ja.
10.3 Weet die ampsdraers en personeel wanneer om sake aan die inligtingsbeampte te rapporteer vir ondersoek?
Ja.
11 PUBLISERING VAN DIE HANDLEIDING
11.1 Is die gemeente se handleiding gepubliseer op die webwerf van die gemeente?
Ja.
11.2 Is daar bykomende vorms sodat persone inligting kan laat korrigeer, verwyder of ’n klag kan lê?
Ja.
